Les statuts de fiches

• BROUILLON : Le rédacteur de la fiche rédige sa fiche
• A VALIDER : Le rédacteur soumet sa fiche à validation, par exemple pour passage en dialogue de gestion
• VALIDEE : La fiche est acceptée pour passer en dialogue de gestion
• REFUSEE : la fiche n’est pas acceptée pour passer en dialogue de gestion
• SUSPENS  : la fiche est mise de côté en attente d’être financée
• VOTEE : la fiche est financée et l’action peut être engagée
• ARCHIVE : la fiche est terminée et sortie des listes en cours de réalisation

•       Les statuts « A valider », « Validé » et « Voté »
bloquent uniquement l’onglet principal de la fiche, tous les autres champs
restent modifiables.

•       Le rédacteur/ chef de projet de la fiche peut à tout moment changer ce statut s’il
souhaite modifier la fiche (repasser en brouillon puis à nouveau « à
valider » par exemple)

•       Le validateur de la fiche peut uniquement activer le statut « Validé »
ou « Refusé » (qui entrainement le blocage de l’onglet principal de
la fiche)

•       Les autres statuts « Archivé » « Refusé » « En
suspens » et « Brouillon » peuvent être activés à tout moment

•       Selon le profil de l’utilisateur, on peut effectuer ces actions sur toutes les fiches
(nos profils admin par ex) ou uniquement sur les fiches dont on est « propriétaire »
(=membre de l’équipe projet, chef de projet ou validateur).

Les status financiers

 •       Pour faciliter le circuit financier, les fiches peuvent utiliser un statut financier
paramétrable par chaque équipe en fonction des besoins.

•       Les status peuvent au choix être bloquant ou non pour la mise à jour des données
financières

•       Par ailleurs les droits des utilisateurs sont fixés pour chaque type de données
financière, suivant ainsi la répartition des rôles dans le circuit financier

Pour importer une feuille des temps, il faut obligatoirement utiliser un fichier CSV.

Dans ce fichier, il faut ajouter une colonne Type en inscrivant « planed » pour les données financières ou encore « target » pour indiquer le nombre d’heures. Voici un exemple pour importer un fichier CSV avec des nombres d’heures :

QPILOTE permet d’ajouter des champs complémentaires aux fiches selon vos besoins sous formes de texte, de date, de montant…

Les champs sont ensuite ajoutés dans un onglet dédié. Ci-dessous, ces exemples ont été ajoutés dans l’onglet Bilan.

Pour créer un champ ou un groupe de champ :

1. Aller dans Paramètres > Champs.
2. Cliquer sur le champ de votre choix, puis Créer un champ ou cliquer sur Créer un groupe de champ.

Vous pouvez également modifier ou supprimer un champ dans un groupe de champs.  

Il s’agit ici de renseigner le/ les territoires concerné(s) par l’opération.

La liste des territoires peut être saisies manuellement ou associée à des polygones géo référencés. Les données cartographiques peuvent être importées sous différents formats d’échanges dans la partie « paramétrage » de QPILOTE. Pour en savoir plus :

Voici un exemple des différents partenaires qui peuvent intervenir sur une fiche.

Renseigner ici l’ensemble des acteurs qui participent à l’opération et préciser le type de partenaire.

En appuyant sur Ajouter un acteur, une boite de dialogue s’ouvre. Ajouter la structure ainsi que son rôle.

Recherche par auto-complétion

S’il manque une structure, il faut l’ajouter dans l’annuaire des structures

Type de partenaire : sélectionner dans la liste.

Recherche par auto-complétion

Les types de rôle des structures agissant sur une opération, sont personnalisables dans la partie « paramétrage » de QPILOTE.

Le + permet d’affiche la /les liste(s).

Il est possible de créer une équipe sur vos différents projets. Voici un court aperçu :

Cliquer sur la rubrique Equipe pour visualiser les membres de l’équipe associés à la fiche. Le renseignement se fait dans la fiche pour le responsable. Il est possible d’ajouter d’autres membres participants au projet. Cela permet de leur donner un accès à la modification de la fiche sur tous les champs.

Vous pouvez piloter les temps des agents à travers différents outils de synchronisation :

Chaque fiche peut donner lieu à un suivi des temps passé, prévu et d’absence sur l’action. Chaque agent peut renseigner ces temps. Une synthèse permet de suivre la consommation effective des temps au regard du prévisionnel.

La saisie des temps passés par les agents peut se faire à l’aide de différentes méthodes :

• La feuille de temps
• Le calendrier partagé de QPILOTE
• La synchronisation avec un calendrier partagé
• L’import de fichier tableur
• L’import de fichiers ICS de votre calendrier
• La saisie d’un tableau hebdomadaire, avec mémorisation de vos semaines types (cf. Rubrique Temps, puis Ajout Hebdomadaire)

1. Choix de l’utilisateur
2. Choix du type de temps : passé / prévu / absence
3. Choix de la semaine
4. Ajout de mots-clés pour les analyses
5. Ajout d’une localisation
6. Mémoriser la semaine pour la réutiliser ou utiliser un modèle déjà mémorisé
7. Ajout d’une fiche action
8. Nouvelle fiche action (auto-complétion)
9. Total de la semaine saisie
10. Suppression d’une ligne
11. Historique du Temps passé, déjà saisi
12. Enregistrement de la saisie

La gestion des indicateurs permet deux approches :

• Le suivi dans les fiches opérations
• Le suivi global en dehors de fiches opérations

Dans les fiches opérations les indicateurs peuvent être soit transversaux : appliqués à toutes les fiches concernées par un référentiel. Avec une gradation, des symboles et un code couleurs. Cette approche systématique permet une qualification rapide de la contribution de chaque opération aux ambitions du référentiel ;