Budget simplifié

Ce manuel vous guidera à travers les étapes nécessaires pour créer et utiliser un budget simplifié dans Qpilote.

Étape 1 : Accéder au Paramétrage des Budgets

  1. Ouvrez Qpilote et connectez-vous à votre compte.
  2. Accédez à l’administration :
    • Cliquez sur Administration dans le menu principal.
    • Sélectionnez Paramétrage.
    • Cliquez sur Budget.

Étape 2 : Créer un Groupe de Postes

  1. Créer un groupe :
    • Cliquez sur Créer un groupe.
    • Donnez un nom à votre groupe pour le retrouver facilement plus tard.

Étape 3 : Choisir les Comptes et Ajouter des Postes

  1. Sélectionner les comptes :
    • Choisissez les comptes pour lesquels vous allez créer des postes.
    • Vous verrez l’intitulé du compte dans la nomenclature comptable de votre structure.
  2. Ajouter des catégories :
    • Vous pouvez ajouter des catégories comme Investissement et Fonctionnement.
  3. Nommer les postes :
    • Nommez chaque poste de manière précise et naturelle. Par exemple, « Carburant » ou « Alimentation » pour les postes de fonctionnement.
  4. Enregistrer les postes :
    • Enregistrez les postes pour les ajouter à votre budget.
    • Vous pouvez compléter avec d’autres postes à partir de la série des comptes présents dans l’application.

Étape 4 : Tester le Budget Simplifié dans une Fiche

  1. Accéder à une fiche :
    • Allez dans la partie budgétaire de la fiche où vous souhaitez tester le budget simplifié.
  2. Utiliser la saisie simplifiée :
    • Cliquez sur Saisie simplifiée.
    • Sélectionnez la liste de postes que vous avez créée.
    • Précisez le nombre d’années sur lesquelles les postes se répartissent (une année ou plusieurs années).
  3. Vérifier la liste des postes :
    • La liste des postes sera créée immédiatement et apparaîtra dans la fiche.

Conclusion

Vous avez maintenant créé et testé un budget simplifié dans Qpilote.

Suivre la consommation des budgets de vos contractualisations

Voici les étapes nécessaires pour saisir et gérer les enveloppes budgétaires dans le logiciel QPILOTE.

Étape 1 : Création du Financeur

  1. Dans le menu annuaire / structure créer ou personnaliser une fiche de structure pour en faire un financeur
  2. Cochez la case financeur

Étape 2 : Création d’une contractualisation

  1. Accédez aux paramètres : Allez dans les paramètres du logiciel.
  2. Importez un référentiel : Importez ce qu’on appelle un référentiel ou une contractualisation.
  3. Préparez le tableur : Importez la contractualisation sous la forme d’un tableur qui reprend les différents axes de votre contractualisation
  4. Vérifiez l’importation : dans la partie mot clé puis référentiel vérifier que votre contractualisation a bien été importée

Étape 3 : Dotation du Fonds

  1. Créez une enveloppe : dans le menu budget vous pouvez ajouter une enveloppe budgétaire.
  2. Associez le financeur : Sélectionnez la structure financeuse à l’aide du champ qui sera automatiquement complétée.
  3. Définissez la dotation globale : Indiquez le montant global de la dotation.
  4. Associez les axes : Associez les axes du financement dans le budget.

Étape 4 : Détail des Montants

  1. Détaillez les montants : Vous pouvez détailler les montants sur différents niveaux et sous-niveaux.

Étape 5 : Montage d’un Financement sur une opération

  1. Accédez à l’opération budgétaire : Allez dans la section budgétaire de votre opération.
  2. Associez une recette : sous la forme d’un poste de recette avec votre financement
  3. Précisez l’axe : Indiquez l’axe concerné

Étape 6 : Ajout de Financements Supplémentaires

  1. Pouvez répéter la même étape pour chacun des cofinancements de cette opération. Cela fonctionne même s’il s’agit du même financeur qui intervient au titre de différentes de contractualisation

Étape 7 : Pilotage de la Consommation

  1. Accédez aux analyses : Allez dans la section des analyses du logiciel.
  2. Analyse par enveloppe : Sélectionnez l’enveloppe du financement à suivre pour voir les montants globaux, les sollicitations et les règles de calcul.
  3. Vérifiez les soldes : Assurez-vous des montants restants après les sollicitations..

Conclusion

Vous savez maintenant saisir et gérer vos enveloppes budgétaires dans QPILOTE.

Formulaire d'instruction

QPILOTE vous permet de suivre vos dossiers d’instruction, que ce soit pour un suivi de dossier ou pour des programmes Ce suivi s’organise sous forme d’instructions étape par étape, que nous allons personnaliser.

Dans la vidéo nous prenons comme exemple les premières étapes d’instruction du financement européen Leader.

Étape 1 : Accéder au Module Instruction

  1. Ouvrez le module « Instruction ».
  2. Ajoutez une nouvelle instruction.
  3. Nommez cette instruction
  4. Associez-la aux fiches projet.
  5. Enregistrez l’instruction.

Étape 2 : Créer la Première Étape

  1. Créez l’étape avec un titre et une icône.
  2. Ajoutez un champ et sélectionner sa typologie : date, texte court, texte long, liste de choix etc.
  3. Enregistrez cette première étape.

Étape 3 : Gérer les Boucles pour Plusieurs Cotechs

  1. Créez une boucle pour permettre l’ajout lignes avec les mêmes champs : exemple une commission qui peut se réunir plusieurs fois sur un même dossier
  2. pour un champ de type choix unique ou multiples vous pouvez ajoute des valeurs comme par exemple « Favorable » et « Défavorable ».
  3. Vérifiez le rendu de cette première étape dans la fiche.

Étape 4 : Tester d’ajouter des étapes dans la fiche

  1. Ajoutez une nouvelle étape dans le formulaire .
  2. Renseignez les informations nécessaires et enregistrez.
  3. Répétez pour ajouter d’autres lignes si le formulaire est un tableau à plusieurs lignes

Étape 5 : Compléter-réorganiser le Formulaire avec d’Autres Étapes

  1. Continuez à ajouter des étapes en suivant la même méthode.
  2. Ajoutez des avis d’opportunité et d’autres informations nécessaires.
  3. Ajoutez d’autres étapes
  4. pour réorganiser les étapes ou les champs, vous pouvez faire un « glisser-déposer » puis enregistrer

Étape 6 : Finaliser et Vérifier le Formulaire

  1. Retournez dans la fiche pour ajouter les nouvelles étapes.
  2. Vérifiez que le formulaire est complet et prêt à être utilisé pour chaque dossier concerné par un suivi leader.

Manuel

Objet du logiciel QPILOTE

QPILOTE est l’outil indispensable pour piloter votre projet de territoire ! Grâce à QPILOTE, vous bénéficiez d’un outil complet, efficace et puissant qui vous permet de centraliser toutes vos informations afin d’aider à la prise de décisions.  

QPILOTE est une solution de pilotage des opérations en mode projet qui collecte et organise les données nécessaires à la capitalisation et à l’évaluation des différents programmes de financement et des stratégies définies au titre des politiques publiques (Fonds VVert, Plan de Relance; CRTE, Agenda 21, charte de territoire, Charte de Parcs nationaux et Régionaux, Programmes urbains, Programme européens : LEADER, LIFE, NAtura 2000 etc.).

Votre compte « Pilote » vous donne accès à un plateforme de pilotage en ligne privative et sécurisée pour piloter l’ensemble de vos opérations, sans limite de nombre d’utilisateur ni de projets.

Qpilote se présente sous la forme d’un extranet avec une page d’accueil intuitive. Vous y trouverez des éléments essentiels pour la collaboration entre les membres d’une équipe, tels que le suivi des dossiers en cours, les commentaires, les temps ronds, et bien plus encore. Vous pouvez personnaliser cette page avec des tâches spécifiques ou des dossiers nécessitant une attention particulière.

Tableaux Récapitulatifs

Le logiciel se structure autour de tableaux récapitulatifs des projets que vous suivez. Ces tableaux sont personnalisables : vous pouvez choisir et organiser les colonnes selon vos préférences, mémoriser ces préférences, et effectuer des recherches globales ou spécifiques en croisant divers critères. Les résultats de recherche peuvent être sauvegardés sous forme de requêtes réutilisables et partagées, ou encore générer des alertes régulières.

Vue Arborescente

Les fiches projets peuvent être présentées sous forme d’arborescence, illustrant le plan d’action avec ses différentes ramifications. Cette vue peut être enrichie avec des indicateurs d’avancement et des codes couleurs pour visualiser l’atteinte des objectifs. Vous pouvez organiser cette vue selon les programmes d’action, les contractualisations, ou d’autres critères comme des mots-clés et des typologies.

Organisation des Fiches

Chaque fiche s’organise en onglets, permettant de suivre un parcours complet, du brouillon à la clôture, en passant par les étapes de validation et de discussion. Vous pouvez ajouter des notes, des post-its, et exporter le contenu des fiches en documents Word ou Excel, selon des modèles prédéfinis.

Synthèse et Liaison

L’onglet de synthèse contient le titre, l’équipe, le rattachement aux services, les codes financiers, et les dates clés de l’opération. Vous pouvez lier cette fiche à d’autres pour créer une arborescence de projets et sous-projets, et ajouter des champs contextuels qualitatifs pour enrichir les rapports d’activité.

Indicateurs et Suivi Budgétaire

Les indicateurs permettent de positionner les actions par leur contribution à différents enjeux. Le suivi budgétaire s’appuie sur vos outils comptables, récupérant les mouvements financiers pour suivre la réalisation et préparer les budgets. Les jalons et les tâches peuvent être suivis avec des codes couleurs et des niveaux d’avancement.

Cartographie et Analyse

Les outils de représentation cartographique permettent de visualiser les territoires concernés par les opérations. Vous pouvez dessiner des zones spécifiques ou importer des données SIG pour un suivi précis. Les analyses financières et de temps peuvent être effectuées par projet, période, ou utilisateur, offrant une vue détaillée des ressources mobilisées.

Conclusion

Qpilote est conçu pour faciliter la gestion de vos projets, améliorer la collaboration et optimiser le suivi des actions et des indicateurs. Explorez toutes les fonctionnalités pour tirer le meilleur parti de cet outil puissant et adaptable.

Bon parcours de la présentation de Qpilote !

1.1 Se connecter

Chaque client dispose d’un nom de domaine, il est également possible de disposer d’un sous-domaine de QPILOTE.FR. Chaque utilisateur d’un client dispose de ses accès personnels avec des droits paramétrés.

Connectez-vous avec votre propre compte ou demandez un nouveau compte à l’administrateur.

  1. Nom d’utilisateur       
  2. Mot de passe :             
  3. Se connecter
  4. Lancer une demande d’assistance en direct

En cas d’oubli de mot de passe, vous pouvez appuyer sur Mot de passe oublié. Renseignez alors votre adresse mail pour recevoir votre nouveau mot de passe qui vous sera envoyé par mail.