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Budget simplifié

Ce manuel vous guidera à travers les étapes nécessaires pour créer et utiliser un budget simplifié dans Qpilote.

Étape 1 : Accéder au Paramétrage des Budgets

  1. Ouvrez Qpilote et connectez-vous à votre compte.
  2. Accédez à l’administration :
    • Cliquez sur Administration dans le menu principal.
    • Sélectionnez Paramétrage.
    • Cliquez sur Budget.

Étape 2 : Créer un Groupe de Postes

  1. Créer un groupe :
    • Cliquez sur Créer un groupe.
    • Donnez un nom à votre groupe pour le retrouver facilement plus tard.

Étape 3 : Choisir les Comptes et Ajouter des Postes

  1. Sélectionner les comptes :
    • Choisissez les comptes pour lesquels vous allez créer des postes.
    • Vous verrez l’intitulé du compte dans la nomenclature comptable de votre structure.
  2. Ajouter des catégories :
    • Vous pouvez ajouter des catégories comme Investissement et Fonctionnement.
  3. Nommer les postes :
    • Nommez chaque poste de manière précise et naturelle. Par exemple, « Carburant » ou « Alimentation » pour les postes de fonctionnement.
  4. Enregistrer les postes :
    • Enregistrez les postes pour les ajouter à votre budget.
    • Vous pouvez compléter avec d’autres postes à partir de la série des comptes présents dans l’application.

Étape 4 : Tester le Budget Simplifié dans une Fiche

  1. Accéder à une fiche :
    • Allez dans la partie budgétaire de la fiche où vous souhaitez tester le budget simplifié.
  2. Utiliser la saisie simplifiée :
    • Cliquez sur Saisie simplifiée.
    • Sélectionnez la liste de postes que vous avez créée.
    • Précisez le nombre d’années sur lesquelles les postes se répartissent (une année ou plusieurs années).
  3. Vérifier la liste des postes :
    • La liste des postes sera créée immédiatement et apparaîtra dans la fiche.

Conclusion

Vous avez maintenant créé et testé un budget simplifié dans Qpilote.

Suivre la consommation des budgets de vos contractualisations

Voici les étapes nécessaires pour saisir et gérer les enveloppes budgétaires dans le logiciel QPILOTE.

Étape 1 : Création du Financeur

  1. Dans le menu annuaire / structure créer ou personnaliser une fiche de structure pour en faire un financeur
  2. Cochez la case financeur

Étape 2 : Création d’une contractualisation

  1. Accédez aux paramètres : Allez dans les paramètres du logiciel.
  2. Importez un référentiel : Importez ce qu’on appelle un référentiel ou une contractualisation.
  3. Préparez le tableur : Importez la contractualisation sous la forme d’un tableur qui reprend les différents axes de votre contractualisation
  4. Vérifiez l’importation : dans la partie mot clé puis référentiel vérifier que votre contractualisation a bien été importée

Étape 3 : Dotation du Fonds

  1. Créez une enveloppe : dans le menu budget vous pouvez ajouter une enveloppe budgétaire.
  2. Associez le financeur : Sélectionnez la structure financeuse à l’aide du champ qui sera automatiquement complétée.
  3. Définissez la dotation globale : Indiquez le montant global de la dotation.
  4. Associez les axes : Associez les axes du financement dans le budget.

Étape 4 : Détail des Montants

  1. Détaillez les montants : Vous pouvez détailler les montants sur différents niveaux et sous-niveaux.

Étape 5 : Montage d’un Financement sur une opération

  1. Accédez à l’opération budgétaire : Allez dans la section budgétaire de votre opération.
  2. Associez une recette : sous la forme d’un poste de recette avec votre financement
  3. Précisez l’axe : Indiquez l’axe concerné

Étape 6 : Ajout de Financements Supplémentaires

  1. Pouvez répéter la même étape pour chacun des cofinancements de cette opération. Cela fonctionne même s’il s’agit du même financeur qui intervient au titre de différentes de contractualisation

Étape 7 : Pilotage de la Consommation

  1. Accédez aux analyses : Allez dans la section des analyses du logiciel.
  2. Analyse par enveloppe : Sélectionnez l’enveloppe du financement à suivre pour voir les montants globaux, les sollicitations et les règles de calcul.
  3. Vérifiez les soldes : Assurez-vous des montants restants après les sollicitations..

Conclusion

Vous savez maintenant saisir et gérer vos enveloppes budgétaires dans QPILOTE.

2.0 Circuit de validation

Les statuts de fiches

  • BROUILLON : Le rédacteur de la fiche rédige sa fiche
  • A VALIDER : Le rédacteur soumet sa fiche à validation, par exemple pour passage en dialogue de gestion
  • VALIDEE : La fiche est acceptée pour passer en dialogue de gestion
  • REFUSEE : la fiche n’est pas acceptée pour passer en dialogue de gestion
  • SUSPENS  : la fiche est mise de côté en attente d’être financée
  • VOTEE : la fiche est financée et l’action peut être engagée
  • ARCHIVE : la fiche est terminée et sortie des listes en cours de réalisation

•       Les statuts « A valider », « Validé » et « Voté »
bloquent uniquement l’onglet principal de la fiche, tous les autres champs
restent modifiables.

•       Le rédacteur/ chef de projet de la fiche peut à tout moment changer ce statut s’il
souhaite modifier la fiche (repasser en brouillon puis à nouveau « à
valider » par exemple)

•       Le validateur de la fiche peut uniquement activer le statut « Validé »
ou « Refusé » (qui entrainement le blocage de l’onglet principal de
la fiche)

•       Les autres statuts « Archivé » « Refusé » « En
suspens » et « Brouillon » peuvent être activés à tout moment

•       Selon le profil de l’utilisateur, on peut effectuer ces actions sur toutes les fiches
(nos profils admin par ex) ou uniquement sur les fiches dont on est « propriétaire »
(=membre de l’équipe projet, chef de projet ou validateur).

Les status financiers

 •       Pour faciliter le circuit financier, les fiches peuvent utiliser un statut financier
paramétrable par chaque équipe en fonction des besoins.

•       Les status peuvent au choix être bloquant ou non pour la mise à jour des données
financières

•       Par ailleurs les droits des utilisateurs sont fixés pour chaque type de données
financière, suivant ainsi la répartition des rôles dans le circuit financier

7. Import des données

Pour importer une feuille des temps, il faut obligatoirement utiliser un fichier CSV.

Dans ce fichier, il faut ajouter une colonne Type en inscrivant « planed » pour les données financières ou encore « target » pour indiquer le nombre d’heures. Voici un exemple pour importer un fichier CSV avec des nombres d’heures :

2.4 Champs

QPILOTE permet d’ajouter des champs complémentaires aux fiches selon vos besoins sous formes de texte, de date, de montant…

Les champs sont ensuite ajoutés dans un onglet dédié. Ci-dessous, ces exemples ont été ajoutés dans l’onglet Bilan.

Pour créer un champ ou un groupe de champ :

  1. Aller dans Paramètres > Champs.
  2. Cliquer sur le champ de votre choix, puis Créer un champ ou cliquer sur Créer un groupe de champ.

Vous pouvez également modifier ou supprimer un champ dans un groupe de champs.  

2.7 Territoires

Il s’agit ici de renseigner le/ les territoires concerné(s) par l’opération.

La liste des territoires peut être saisies manuellement ou associée à des polygones géo référencés. Les données cartographiques peuvent être importées sous différents formats d’échanges dans la partie « paramétrage » de QPILOTE. Pour en savoir plus :

2.6 Acteurs

Voici un exemple des différents partenaires qui peuvent intervenir sur une fiche.

Renseigner ici l’ensemble des acteurs qui participent à l’opération et préciser le type de partenaire.

En appuyant sur Ajouter un acteur, une boite de dialogue s’ouvre. Ajouter la structure ainsi que son rôle.

Recherche par auto-complétion

S’il manque une structure, il faut l’ajouter dans l’annuaire des structures

Type de partenaire : sélectionner dans la liste.

Recherche par auto-complétion

Les types de rôle des structures agissant sur une opération, sont personnalisables dans la partie « paramétrage » de QPILOTE.

Le + permet d’affiche la /les liste(s).

                  

2.5 Equipe

Il est possible de créer une équipe sur vos différents projets. Voici un court aperçu :

Cliquer sur la rubrique Equipe pour visualiser les membres de l’équipe associés à la fiche. Le renseignement se fait dans la fiche pour le responsable. Il est possible d’ajouter d’autres membres participants au projet. Cela permet de leur donner un accès à la modification de la fiche sur tous les champs.

2.8 Temps des agents

Vous pouvez piloter les temps des agents à travers différents outils de synchronisation :

Chaque fiche peut donner lieu à un suivi des temps passé, prévu et d’absence sur l’action. Chaque agent peut renseigner ces temps. Une synthèse permet de suivre la consommation effective des temps au regard du prévisionnel.

La saisie des temps passés par les agents peut se faire à l’aide de différentes méthodes :

  • La feuille de temps
  • Le calendrier partagé de QPILOTE
  • La synchronisation avec un calendrier partagé
  • L’import de fichier tableur
  • L’import de fichiers ICS de votre calendrier
  • La saisie d’un tableau hebdomadaire, avec mémorisation de vos semaines types (cf. Rubrique Temps, puis Ajout Hebdomadaire)

2.8.1 Saisie hebdomadaire

  1. Choix de l’utilisateur
  2. Choix du type de temps : passé / prévu / absence
  3. Choix de la semaine
  4. Ajout de mots-clés pour les analyses
  5. Ajout d’une localisation
  6. Mémoriser la semaine pour la réutiliser ou utiliser un modèle déjà mémorisé
  7. Ajout d’une fiche action
  8. Nouvelle fiche action (auto-complétion)
  9. Total de la semaine saisie
  10. Suppression d’une ligne
  11. Historique du Temps passé, déjà saisi
  12. Enregistrement de la saisie