Chaque année, le même cycle. La structure porteuse d’un contrat envoie un tableau aux intercommunalités. Celles-ci le transfèrent aux communes. Les réponses reviennent par courriel, en pièce jointe, parfois en PDF, parfois en photo d’un document papier. Certaines arrivent après la date. D’autres n’arrivent pas.
Quelqu’un, dans l’équipe, consolide le tout dans un fichier maître. Il corrige les intitulés, devine les montants manquants, relance par téléphone. Quelques semaines plus tard, l’exercice recommence pour un autre financeur.
Ce mode de collecte a un coût élevé et un rendement faible. L’information est déjà ancienne quand elle est consolidée, et elle n’est jamais vraiment partagée.
Le principe : saisir à la source
L’alternative consiste à inverser la logique. Au lieu de collecter l’information pour la ressaisir, on donne à ceux qui la détiennent la possibilité de la saisir directement dans un outil commun.
La commune qui porte un projet en connaît le coût, le calendrier et l’avancement mieux que quiconque. L’intercommunalité connaît les projets de son territoire. Le PETR ou le Pays assure la cohérence d’ensemble et prépare les instances.
Chacun intervient là où il est légitime. La consolidation n’est plus une étape : elle est permanente.
Des droits par structure
La première question est celle des droits. Qui voit quoi, et qui modifie quoi ?
Un schéma courant, qui fonctionne bien :
- la commune voit et modifie ses propres projets ;
- l’intercommunalité voit les projets de ses communes membres, et modifie les siens ;
- la structure porteuse voit tout, valide, et gère les rattachements aux dispositifs.
Quelques précautions :
- Raisonnez par structure, pas seulement par personne. Les agents changent ; la commune reste.
- Prévoyez un rôle de lecture seule, utile pour les élus ou les partenaires.
- Distinguez ce qui est déclaratif (saisi par le porteur) de ce qui est validé (vérifié par la structure porteuse). Un montant saisi par une commune n’est pas encore un montant consolidé.
Des champs communs, peu nombreux
Le meilleur moyen de décourager les contributeurs est de leur présenter un formulaire de quarante champs.
Définissez un socle commun, court, que tout le monde renseigne de la même façon :
- intitulé du projet ;
- porteur et commune ;
- coût prévisionnel ;
- calendrier (début, fin) ;
- état d’avancement, dans une liste fermée ;
- contact référent.
Le reste peut venir plus tard, ou être complété par la structure porteuse. Les listes fermées (statuts, thématiques, types de porteurs) valent mieux que le texte libre : elles rendent les données comparables et les filtres utilisables.
Accompagner plutôt que prescrire
Un outil partagé ne fonctionne pas par décret. Les secrétaires de mairie, en particulier dans les petites communes, ont des journées déjà pleines. Une saisie de plus n’est acceptable que si elle remplace quelque chose.
Ce qui aide vraiment :
- une prise en main courte, en visioconférence ou lors d’une réunion déjà programmée ;
- un guide d’une page, avec des captures d’écran ;
- un interlocuteur identifié dans la structure porteuse, joignable ;
- une promesse tenue : si la commune saisit dans l’outil, on ne lui redemande plus le même tableau par mail.
Ce dernier point est décisif. Si les relances par courriel continuent en parallèle, les contributeurs comprennent vite que l’outil est facultatif.
Animer le réseau des contributeurs
Une fois les accès ouverts, le travail ne fait que commencer. Un réseau de contributeurs s’anime comme n’importe quel réseau.
- Donner un rythme. Un rappel avant chaque comité, avec la date limite de mise à jour.
- Rendre visible l’usage. Montrer en séance que les données présentées viennent des saisies des communes. Les contributeurs voient que leur travail sert.
- Restituer. Offrir à chaque intercommunalité une vue de ses projets, utilisable dans ses propres instances.
- Recueillir les remarques. Les difficultés de saisie révèlent souvent des champs mal définis.
La qualité des données
Partager la saisie fait craindre une baisse de qualité. En pratique, c’est souvent l’inverse : l’information est saisie par celui qui la connaît. Mais il faut des garde-fous.
- Des contrôles simples à la saisie : dates cohérentes, montants positifs, champs obligatoires limités au socle.
- Une date de dernière mise à jour visible sur chaque fiche.
- Une revue régulière par la structure porteuse, ciblée sur les fiches anciennes ou incomplètes.
- Un historique des modifications, pour savoir qui a changé quoi et quand.
- La détection des doublons, fréquents quand une commune et son intercommunalité saisissent le même projet.
RGPD : les contacts des porteurs
Un outil de suivi de projets contient des données personnelles : noms, fonctions, adresses électroniques et téléphones des référents. Le RGPD s’applique.
La CNIL rappelle aux collectivités plusieurs principes clés :
- une finalité définie : les contacts servent au suivi des projets, pas à une liste de diffusion sans rapport ;
- la minimisation : ne collectez que ce qui est nécessaire, un contact professionnel suffit le plus souvent ;
- une durée de conservation limitée : prévoyez ce que deviennent les contacts une fois le projet clos ;
- la sécurité : des accès nominatifs, des droits proportionnés ;
- l’information des personnes et le respect de leurs droits d’accès et de rectification.
Les autorités et organismes publics doivent par ailleurs désigner un délégué à la protection des données. Associez-le dès la conception : il vous aidera à inscrire le traitement au registre et à rédiger la mention d’information.
Monter en charge progressivement
Inutile d’ouvrir l’outil à toutes les communes le même jour. Une montée en charge progressive limite les risques et permet d’ajuster.
- Commencer en interne. La structure porteuse saisit elle-même les projets existants. L’outil est rempli quand les premiers contributeurs arrivent.
- Ouvrir aux intercommunalités. Elles sont moins nombreuses et disposent souvent d’agents dédiés.
- Intégrer quelques communes volontaires. Leurs retours servent à ajuster le formulaire et le guide.
- Généraliser, en s’appuyant sur les premiers contributeurs pour convaincre les autres.
À chaque étape, mesurez le taux de fiches mises à jour avant les comités. C’est le meilleur indicateur de l’adhésion réelle.
Pour aller plus loin
Une saisie partagée entre structure porteuse, intercommunalités et communes, avec des droits par structure, est au cœur de QPILOTE. Pour situer votre organisation, vous pouvez commencer par notre diagnostic en ligne : votre territoire gagnerait-il à se coordonner ?
Sources
- CNIL, « Collectivités territoriales : les principes clés de la protection des données personnelles » : https://www.cnil.fr/fr/collectivites-territoriales/les-principes-cles-de-la-protection-des-donnees
- CNIL, « Le délégué à la protection des données, c’est obligatoire ? » : https://cnil.fr/fr/cnil-direct/question/reglement-europeen-le-delegue-la-protection-des-donnees-cest-obligatoire