La scène se répète dans beaucoup de comités syndicaux, au moment du débat budgétaire. Un élu demande : « Le PETR, concrètement, il fait quoi pour notre interco ? » La question n’est pas hostile. Elle est légitime : sa communauté de communes cotise, et il doit rendre compte de cette dépense.
La réponse est pourtant difficile. L’équipe sait qu’elle a passé des dizaines de demi-journées sur les projets de ce territoire. Elle a accompagné trois communes sur leurs dossiers de subvention, animé un groupe de travail, relu des cahiers des charges. Mais rien de tout cela n’apparaît dans un tableau. Les bilans montrent les projets financés, pas le travail qui les a rendus possibles.
Pourquoi l’ingénierie reste invisible
L’ingénierie territoriale a trois caractéristiques qui la rendent difficile à montrer.
- Elle précède le résultat. Un rendez-vous de cadrage avec une commune peut aboutir à un dossier déposé un an plus tard. Au moment du bilan, le lien s’est perdu.
- Elle est fragmentée. Un appel d’une demi-heure, un courriel, une réunion de deux heures. Chaque morceau semble négligeable, leur somme ne l’est pas.
- Elle est partagée. Plusieurs agents interviennent sur un même dossier, et un même agent intervient sur plusieurs territoires.
Résultat : quand on cherche à objectiver le service rendu, on ne dispose que de l’activité visible, c’est-à-dire des projets aboutis.
Partir de l’agenda
La plupart des équipes refusent, à juste titre, de remplir une feuille de temps quotidienne. C’est fastidieux, et la qualité de la saisie se dégrade vite.
La pratique qui fonctionne le mieux sur le terrain est plus simple : partir de l’agenda. Les rendez-vous, réunions et temps de travail planifiés y figurent déjà, avec leur durée. Il suffit de rattacher chaque entrée au dossier concerné.
Cela demande quelques minutes par semaine, pas par jour. Et la donnée existe déjà.
Un rendez-vous, un dossier
C’est la règle la plus importante, et celle qu’on oublie le plus souvent.
Supposons une réunion de deux heures qui traite de trois projets. Si on la rattache aux trois dossiers, chacun se voit attribuer deux heures. Au total, le tableau affiche six heures de travail pour deux heures réelles. Répétée sur une année, cette erreur rend les totaux inutilisables.
Deux solutions :
- Rattacher le rendez-vous au dossier principal, celui qui a justifié la réunion.
- Découper l’entrée dans l’agenda si la réunion couvre vraiment plusieurs sujets distincts, en autant de créneaux que de dossiers.
L’important est qu’une heure de travail ne soit comptée qu’une seule fois.
Les missions transversales
Une partie du temps ne se rattache à aucun projet. La communication, la coordination interne, l’animation du réseau des secrétaires de mairie, la veille sur les appels à projets, la préparation des instances. Ce temps est réel, et il est souvent important.
Le laisser hors du suivi produit un biais : il donne l’impression que l’équipe ne consacre qu’une fraction de son temps aux territoires.
La bonne pratique consiste à créer des fiches « missions transversales », traitées comme des dossiers à part entière :
- communication et information des élus ;
- coordination et préparation des instances ;
- animation de réseaux thématiques ;
- veille et ingénierie financière générale.
Quand c’est pertinent, ces missions peuvent être rattachées à une commune ou à une intercommunalité. Une réunion d’information organisée pour les maires d’une communauté de communes relève de l’animation, mais elle bénéficie clairement à ce territoire. La rattacher permet de le montrer.
Une base de référence pour lire les chiffres
Les heures ne parlent qu’une fois rapportées à un temps de référence. Pour un temps complet de 35 heures par semaine, la durée mensuelle couramment utilisée est de 151,67 heures. Elle correspond à 35 heures multipliées par 52 semaines, puis divisées par 12 mois.
Dans la fonction publique, la référence est annuelle : 1 607 heures de travail effectif au maximum pour un temps complet, hors heures supplémentaires.
Ces références permettent de restituer le temps en proportion. Dire qu’une intercommunalité a mobilisé l’équivalent de deux mois de travail d’un chargé de mission est plus parlant qu’un total brut de trois cents heures. Gardez toutefois en tête qu’un agent ne passe jamais 100 % de son temps sur des dossiers : congés, formation et temps administratif réduisent le temps disponible. Présentez les chiffres comme des ordres de grandeur.
Restituer par commune et par interco
Une fois le temps rattaché, la restitution devient possible à plusieurs échelles :
- par intercommunalité, pour répondre à la question du comité syndical ;
- par commune, pour montrer aux maires l’accompagnement dont ils ont bénéficié ;
- par type de mission, pour éclairer les choix d’organisation de l’équipe ;
- par dispositif, pour objectiver le temps consacré à l’animation d’un contrat ou d’un programme.
Le chiffre seul ne suffit pas. Associez-le à la liste des dossiers concernés et à leur état. « Quarante heures d’accompagnement sur votre territoire, pour cinq dossiers dont trois financés » répond bien mieux à l’élu qu’un pourcentage.
Une précaution : la répartition du temps ne reflète pas la répartition des besoins. Un territoire moins accompagné n’est pas forcément moins bien servi. Il a peut-être sa propre ingénierie. Présentez les écarts comme une base de discussion, pas comme un palmarès.
Respecter le cadre social
Suivre le temps passé touche à l’organisation du travail des agents. Ce n’est pas un détail.
Le principe doit être clair dès le départ : il s’agit de lisibilité collective, pas de contrôle individuel. Les restitutions portent sur des territoires et des missions, pas sur la performance de chaque agent.
Quelques repères issus du droit et des recommandations de la CNIL, telles que rapportées dans les sources ci-dessous :
- tout dispositif de suivi doit avoir un objectif clairement défini et être proportionné à cet objectif ;
- les personnes concernées doivent être informées avant sa mise en place ;
- dans le secteur privé, le Code du travail prévoit aussi l’information préalable des représentants du personnel.
Dans la fonction publique territoriale, les règles de dialogue social sont spécifiques. Rapprochez-vous de votre centre de gestion ou de votre délégué à la protection des données avant de lancer la démarche. La désignation d’un tel délégué est d’ailleurs obligatoire pour les autorités et organismes publics, selon la CNIL.
En pratique, la démarche réussit quand l’équipe la porte elle-même. Les agents sont souvent les premiers à vouloir rendre leur travail visible. Associez-les à la définition des catégories et à la forme des restitutions.
Pour aller plus loin
Rattacher les rendez-vous de l’agenda aux dossiers et restituer le temps par territoire fait partie de ce que permet QPILOTE. Pour situer votre organisation, notre diagnostic en ligne est un bon point de départ : votre territoire gagnerait-il à se coordonner ?
Sources
- Legisocial, « La durée légale du temps de travail » (calcul de la durée mensuelle de 151,67 heures) : https://www.legisocial.fr/contrat-de-travail/duree-de-travail/la-duree-legale-du-temps-de-travail-en-2017-naura-plus-de-secret-pour-vous.html?pdf=1
- Portail de la fonction publique, « La durée du travail dans la fonction publique » : https://www.fonction-publique.gouv.fr/etre-agent-public/mon-quotidien-au-travail/temps-de-travail-et-conges/la-duree-du-travail-dans-la-fonction-publique
- CFDT, « Télétravail : à quelles conditions l’employeur peut-il surveiller les salariés ? » (rappel des positions de la CNIL et du Code du travail) : https://www.cfdt.fr/mes-droits/actualites-juridiques/duree-et-organisation-du-travail/teletravail-a-quelles-conditions-lemployeur-peut-il-surveiller-les-salaries
- CNIL, « Le délégué à la protection des données, c’est obligatoire ? » : https://cnil.fr/fr/cnil-direct/question/reglement-europeen-le-delegue-la-protection-des-donnees-cest-obligatoire