Category: Manuel

Suivre la consommation des budgets de vos contractualisations

Voici les étapes nécessaires pour saisir et gérer les enveloppes budgétaires dans le logiciel QPILOTE.

Étape 1 : Création du Financeur

  1. Dans le menu annuaire / structure créer ou personnaliser une fiche de structure pour en faire un financeur
  2. Cochez la case financeur

Étape 2 : Création d’une contractualisation

  1. Accédez aux paramètres : Allez dans les paramètres du logiciel.
  2. Importez un référentiel : Importez ce qu’on appelle un référentiel ou une contractualisation.
  3. Préparez le tableur : Importez la contractualisation sous la forme d’un tableur qui reprend les différents axes de votre contractualisation
  4. Vérifiez l’importation : dans la partie mot clé puis référentiel vérifier que votre contractualisation a bien été importée

Étape 3 : Dotation du Fonds

  1. Créez une enveloppe : dans le menu budget vous pouvez ajouter une enveloppe budgétaire.
  2. Associez le financeur : Sélectionnez la structure financeuse à l’aide du champ qui sera automatiquement complétée.
  3. Définissez la dotation globale : Indiquez le montant global de la dotation.
  4. Associez les axes : Associez les axes du financement dans le budget.

Étape 4 : Détail des Montants

  1. Détaillez les montants : Vous pouvez détailler les montants sur différents niveaux et sous-niveaux.

Étape 5 : Montage d’un Financement sur une opération

  1. Accédez à l’opération budgétaire : Allez dans la section budgétaire de votre opération.
  2. Associez une recette : sous la forme d’un poste de recette avec votre financement
  3. Précisez l’axe : Indiquez l’axe concerné

Étape 6 : Ajout de Financements Supplémentaires

  1. Pouvez répéter la même étape pour chacun des cofinancements de cette opération. Cela fonctionne même s’il s’agit du même financeur qui intervient au titre de différentes de contractualisation

Étape 7 : Pilotage de la Consommation

  1. Accédez aux analyses : Allez dans la section des analyses du logiciel.
  2. Analyse par enveloppe : Sélectionnez l’enveloppe du financement à suivre pour voir les montants globaux, les sollicitations et les règles de calcul.
  3. Vérifiez les soldes : Assurez-vous des montants restants après les sollicitations..

Conclusion

Vous savez maintenant saisir et gérer vos enveloppes budgétaires dans QPILOTE.

Formulaire d'instruction

QPILOTE vous permet de suivre vos dossiers d’instruction, que ce soit pour un suivi de dossier ou pour des programmes Ce suivi s’organise sous forme d’instructions étape par étape, que nous allons personnaliser.

Dans la vidéo nous prenons comme exemple les premières étapes d’instruction du financement européen Leader.

Étape 1 : Accéder au Module Instruction

  1. Ouvrez le module « Instruction ».
  2. Ajoutez une nouvelle instruction.
  3. Nommez cette instruction
  4. Associez-la aux fiches projet.
  5. Enregistrez l’instruction.

Étape 2 : Créer la Première Étape

  1. Créez l’étape avec un titre et une icône.
  2. Ajoutez un champ et sélectionner sa typologie : date, texte court, texte long, liste de choix etc.
  3. Enregistrez cette première étape.

Étape 3 : Gérer les Boucles pour Plusieurs Cotechs

  1. Créez une boucle pour permettre l’ajout lignes avec les mêmes champs : exemple une commission qui peut se réunir plusieurs fois sur un même dossier
  2. pour un champ de type choix unique ou multiples vous pouvez ajoute des valeurs comme par exemple « Favorable » et « Défavorable ».
  3. Vérifiez le rendu de cette première étape dans la fiche.

Étape 4 : Tester d’ajouter des étapes dans la fiche

  1. Ajoutez une nouvelle étape dans le formulaire .
  2. Renseignez les informations nécessaires et enregistrez.
  3. Répétez pour ajouter d’autres lignes si le formulaire est un tableau à plusieurs lignes

Étape 5 : Compléter-réorganiser le Formulaire avec d’Autres Étapes

  1. Continuez à ajouter des étapes en suivant la même méthode.
  2. Ajoutez des avis d’opportunité et d’autres informations nécessaires.
  3. Ajoutez d’autres étapes
  4. pour réorganiser les étapes ou les champs, vous pouvez faire un « glisser-déposer » puis enregistrer

Étape 6 : Finaliser et Vérifier le Formulaire

  1. Retournez dans la fiche pour ajouter les nouvelles étapes.
  2. Vérifiez que le formulaire est complet et prêt à être utilisé pour chaque dossier concerné par un suivi leader.

5.1 Budget

QPILOTE propose les analyses ci-dessous pour vous offrir un pilotage fin et continue des engagements financiers, de la consommation des budgets et de la répartition sur les différents axes de vos programmes d’actions ou de vos stratégies.

  • Dépenses : Bilans des dépenses engagées, payées etc.
  • Recettes : Bilan des financements sollicités et perçus (et autofinancement)
  • Dépense de subventions : si votre territoire finance des actions dont il n’a pas la maîtrise d’ouvrage
  • Répartition par financeurs : Analyse des contributions des financeurs
  • Répartition par mots-clés : répartition des financements en fonction de l’indexation des fiches dans les référentiels et les mots clefs
  • Répartition par année : suivi de la réalisation financière par exercices

En savoir plus avec la vidéo ci-dessous :