Un groupe d’action locale suit de nombreuses opérations portées par des communes, des associations et des entreprises, chacune avec ses pièces, ses avis et ses échéances. Voici le dossier unique que nous avons composé pour les suivre toutes.
1formulaire QPILOTE
14étapes de suivi
90champs configurés
Le contexte et les contraintes métier
- Trois familles de porteurs (public, privé, entreprise) : la liste des pièces à fournir diffère, et la complétude se vérifie avant tout dépôt.
- Une instruction en plusieurs temps : avis du comité technique, avis d’opportunité, sélection puis programmation par le comité de programmation, instruction de la demande d’aide dans l’outil national, conventionnement.
- Des règles de commande publique qui changent selon les seuils : les justificatifs attendus varient à chaque palier.
- Des dates limites réglementaires (début des travaux, fin d’opération, demande de solde) dont le dépassement fait perdre l’aide.
- Des montants qui évoluent à chaque jalon : assiette éligible, FEADER programmé, reprogrammé, payé, désengagé.
Les enjeux
- Mener chaque dossier jusqu’au paiement sans perdre d’enveloppe.
- Garder une seule version de la vérité sur chaque opération, partagée par toute l’équipe du GAL.
- Pouvoir justifier à tout moment l’état de consommation de l’enveloppe, par fiche-action et par objectif opérationnel.
Le process en un coup d’œil
- Contact et avis technique
- Complétude des pièces
- Sélection
- Instruction et programmation
- Convention et réalisation
- Paiement et solde
Le formulaire tel que nous l’avons composé
Chaque étape ci-dessous est un onglet du dossier dans QPILOTE. Dépliez une étape pour voir les champs clés suivis (une sélection : les étapes en comptent souvent davantage).
Formulaire « Instruction LEADER »
11-Prise de contact20 champs
- Date de prise de contactDate
- Intitulé de l'opération à réaliserTexte
- Type de porteur de l'opération à réaliserChoix multiplesPublicPrivéOQDPOQPD à confirmer à programmation
- Structure du contactStructure
- Site internet du porteurTexte
- Descriptif (Fiche descriptive de l'opération)Texte long
+ 14 autres champs dans cette étape
21bis : SUIVI LEADER4 champs
- Type de réunionChoix uniqueRéunion collectiveRéunion individuelle
- Date de la réunionDate
- Objectif de la réunionTexte
- CommentaireTexte long
32 – COTECH6 champs
- Date COTECHDate
- détail avis COTECHTexte long
- Avis COTECHChoix uniqueFavorableDéfavorableAjournéAbandonné
- CR COtechTexte
- Montant demandéMontant
- Commentaires GAL Info CoProTexte long
4Annexe A1- Complétude du dossier DA – Public8 champs
- ProjetChoix multiples
- Pièces administrativesChoix multiples
- Justificatifs des dépenses – Agents affectés partiellement à l'opération sans pourcentage fixe mensuelChoix multiples
- Justificatifs des dépenses – Agents affectés exclusivement à l'opérationChoix multiplesFiche de poste OULettre de mission OUContrat de travail
- Dépenses sur devis / facturesChoix multiples
- Cofinancement public national de l'opérationChoix multiples
+ 2 autres champs dans cette étape
5Annexe A2- Complétude du dossier DA – Privé9 champs
- ProjetChoix multiples
- Pièces administrativesChoix multiplesSIRETIBAN
- PA – EntreprisesChoix multiples
- PA – Entreprises individuellesChoix unique
- PA – AssociationsChoix multiples
- MAO présentant ses dépenses en TTCChoix unique
+ 3 autres champs dans cette étape
6Annexe A3 – Annexes MP6 champs
- MP seuil inférieur à 40 000 € HTChoix multiples
- MP seuil entre 40 000 € HT et 90 000 € HTChoix multiples
- MP seuil entre 90 000 € HT et seuils de procédure formaliséeChoix multiples
- Marché de Fournitures et Services – procédure formaliséeChoix multiples
- Marchés de TravauxChoix multiples
- Annexes Marchés PublicsChoix multiples
73 – COPRO Avis opportunité (sélection)8 champs
- ProgrammationChoix uniqueFavorableDéfavorableAjournéAbandonnéDésélectionné
- Avis d'opportunité détailléTexte long
- Note globaleNombre
- Montant assiette éligibleMontant
- Montant FEADER programméMontant
- Fiche actionChoix uniqueFA_1FA_2FA_3FA_4
+ 2 autres champs dans cette étape
84 – Instruction Europac – Demande d'aide5 champs
- Date dépot EuropacDate
- Date instruction Europac – Ouverture instructeurDate
- Date instruction Europac – ValidationDate
- Commentaire instruction EuropacTexte long
- Numéro EuroPACTexte
95 A- Programmation5 champs
- ProgrammationChoix uniqueProgramméDéfavorableAjournéDéprogrammé
- Détail de l'avis COPROTexte long
- Montant assiette éligibleMontant
- Montant FEADER programméMontant
+ 1 autre champ dans cette étape
105-B Reprogrammation2 champs
- Montant FEADER modifiéMontant
+ 1 autre champ dans cette étape
116- Contractualisation8 champs
- Type de documentChoix uniqueConventionAvenant
- Date de signature du documentDate
- Lien vers le documentTexte
- Début dépenses éligblesDate
- Date limite début travauxDate
- Date limite fin opérationDate
+ 2 autres champs dans cette étape
127 – Réalisation1 champ
- Avancement réalisationTexte long
138 – Instruction Europac – Demande de paiement3 champs
- Contrôle Demande de paiementChoix multiplesFormulaire de paiementAnnexes 2 à 7
- Autre(s) document(s)Texte long
- Date demande de paiementDate
149 – Paiement5 champs
- Montant assiette éligibleMontant
- Date de paiementDate
- Montant FEADER payéMontant
- SoldéChoix uniqueOuiNon
+ 1 autre champ dans cette étape
Les gains
Un dossier, une trace complète. De la fiche descriptive au solde, chaque avis de comité et chaque montant est daté et rattaché à l’opération.
Des pièces vérifiées par cases à cocher. Les trois annexes de complétude (porteur public, porteur privé, marchés publics) guident la vérification pièce par pièce.
Des échéances exploitables. Les dates limites sont des champs datés et non du texte libre : elles se trient, se filtrent et se suivent.
Une enveloppe lisible. Les montants programmés, payés et désengagés sont saisis en champs numériques et se consolident par fiche-action.
Un dispositif comparable à instruire ? Faire le diagnostic QPILOTE : cinq minutes pour situer vos besoins.
Seule la structure du formulaire est présentée (étapes, champs, listes de choix). Aucune donnée de dossier ni donnée personnelle n’est reproduite ; les noms de territoires, de structures et de personnes sont retirés.