Tous les territoires n’ont pas besoin d’un formulaire à quatorze étapes. Pour une équipe restreinte, nous avons gardé l’essentiel : trois jalons LEADER, un fonds propre de soutien aux projets, et la mémoire des échanges.
3formulaires QPILOTE
9étapes de suivi
43champs configurés
Le contexte et les contraintes métier
- Une équipe réduite, qui ne peut pas saisir vingt champs par dossier.
- Un dispositif propre au PETR en plus de LEADER : candidature, analyse, comité de sélection, délibération du bureau, puis versements.
- Un plafond de subvention et un taux maximal à contrôler à l’analyse, puis à comparer au montant proposé.
- Des échanges avec les porteurs (téléphone, courriel, réunion, visite) qui se perdent quand l’interlocuteur change.
Les enjeux
- Faire adopter l’outil vite, par des utilisateurs qui n’ont pas le temps de le configurer.
- Appliquer le même moteur à LEADER et à un dispositif local.
- Conserver la mémoire de la relation avec chaque porteur.
Le process en un coup d’œil
LEADER
- Sélection
- Demande d'aide
- Demande de paiement
Fonds propre du PETR
- Candidature
- Analyse
- Comité de sélection
- Délibération du bureau
- Réalisation et versements
Le formulaire tel que nous l’avons composé
Chaque étape ci-dessous est un onglet du dossier dans QPILOTE. Dépliez une étape pour voir les champs clés suivis (une sélection : les étapes en comptent souvent davantage).
Formulaire « LEADER (version sobre) »
1Sélection8 champs
- Date de passage comitéDate
- Avis du comitéChoix uniqueFavorableDéfavorableAjourné
- Leader envisagéMontant
- Etat d'avancementChoix uniqueAbandonInstruction en cours
+ 4 autres champs dans cette étape
2Demande d'aide7 champs
- Date dépot DADate
- N° EUROPACTexte
- Date de programmationDate
- Date début éligibilité des dépensesDate
- Date signature conventionDate
- Date limite fin d'exécution des travauxDate
+ 1 autre champ dans cette étape
3Demande de paiement4 champs
- Date de DPDate
- Priorité traitement DPChoix multiplesBasseMoyenneHaute
- Echanges instruction paiementTexte long
- Date de visite sur placeDate
Formulaire « Fonds coup de pousse »
1Dépôt candidature3 champs
- Budget global initialMontant
- Subvention demandéeMontant
- % demandéTexte
2Analyse candidature3 champs
- Budget éligible maximalMontant
- Subvention maximaleMontant
- % prévu maximumTexte
3Comité de sélection5 champs
- VoteChoix uniqueRetenuNon retenu
- Projet retenuOui / Non
- Subvention proposéeMontant
- % proposéTexte
- Date comitéDate
4Délibération Bureau2 champs
- Subvention accordéeMontant
- DateDate
5Réalisation5 champs
- AvanceMontant
- Dépenses réellesMontant
- Subvention totale verséeMontant
- % verséTexte
- CommentairesTexte
Formulaire « Suivi des échanges »
1Echanges6 champs
- DateDate
- Type contactChoix uniqueTéléphoneEmailRéunionVisite
- Contenu de l'échangeTexte long
- Suite à donnerTexte
+ 2 autres champs dans cette étape
Les gains
Une prise en main rapide. Trois jalons pour LEADER suffisent à suivre l’essentiel : sélection, demande d’aide, demande de paiement.
Un fonds local piloté comme un programme. Du budget initial au pourcentage versé, chaque étape du fonds propre a ses montants et ses dates.
Une mémoire partagée. Le journal des échanges note la date, le type de contact, le contenu et la suite à donner : un collègue peut reprendre un dossier sans repartir de zéro.
Un dispositif comparable à instruire ? Faire le diagnostic QPILOTE : cinq minutes pour situer vos besoins.
Seule la structure du formulaire est présentée (étapes, champs, listes de choix). Aucune donnée de dossier ni donnée personnelle n’est reproduite ; les noms de territoires, de structures et de personnes sont retirés.