Un relais petite enfance reçoit des demandes de garde, oriente les familles et alimente des listes d’attente. Trois formulaires courts lui donnent un registre fiable, sans lourdeur.
3formulaires QPILOTE
3étapes de suivi
21champs configurés
Le contexte et les contraintes métier
- Chaque demande comporte une date de besoin, un nombre de jours de garde par semaine et deux choix de lieu.
- Les listes d’attente suivent le calendrier des rentrées successives.
- Les échanges se font dans les deux sens (famille vers relais, relais vers famille), par plusieurs canaux, avec plusieurs interlocuteurs.
- Des données concernant des familles et de jeunes enfants : minimisation et durée de conservation à cadrer (RGPD).
Les enjeux
- Savoir combien de familles n’ont pas de solution de garde, et pour quelle rentrée.
- Repérer les sujets récurrents (recherche d’un mode de garde, fonctionnement du relais, formation).
- Garder le registre léger : les agents du relais saisissent entre deux rendez-vous.
Le process en un coup d’œil
- Demande de garde
- Solution trouvée ?
- Liste d'attente par rentrée
- Échanges avec la famille
Le formulaire tel que nous l’avons composé
Chaque étape ci-dessous est un onglet du dossier dans QPILOTE. Dépliez une étape pour voir les champs clés suivis (une sélection : les étapes en comptent souvent davantage).
Formulaire « Solution de garde »
1Demande10 champs
- Date de la demandeDate
- Date naissance enfantDate
- Date début besoin de gardeDate
- Nb jours de garde hebdoNombre
- Choix 1 lieu de gardeChoix unique
- Choix 2 lieu de gardeChoix unique
+ 4 autres champs dans cette étape
Formulaire « Accompagnement des familles »
1Contacts6 champs
- Date contactDate
- TypeChoix uniquePrésentiel (rdv)CourrielTéléphone
- SensChoix uniqueEntrantSortant
- Compte renduTexte long
- SujetsChoix multiples
+ 1 autre champ dans cette étape
Formulaire « Rendez-vous »
1RDV5 champs
- ContactContact
- Autres contactsTexte
- Date RDVDate
- ObjetTexte
- CR RDVTexte long
Les gains
Une vue des besoins non satisfaits. Le champ « solution de garde » (oui ou non) et les listes d’attente par rentrée donnent un tableau de bord direct.
Des sujets d’échange catégorisés. Les motifs de contact sont des cases à cocher et non du texte libre : on les compte.
Peu de champs, donc peu de saisie. Chaque formulaire tient en une étape.
Un dispositif comparable à instruire ? Faire le diagnostic QPILOTE : cinq minutes pour situer vos besoins.
Seule la structure du formulaire est présentée (étapes, champs, listes de choix). Aucune donnée de dossier ni donnée personnelle n’est reproduite ; les noms de territoires, de structures et de personnes sont retirés.